« Logiciel de paie gratuit » : la promesse est séduisante avec deux ou trois salariés. Le vrai coût d’un bulletin n’est presque jamais le prix affiché du logiciel — c’est votre temps, la veille sur des règles qui bougent chaque année, la DSN mensuelle, et le risque d’erreur qui se paie cher. Un service institutionnel gratuit existe (le TESE de l’URSSAF), et il élargit son périmètre au 1ᵉʳ janvier 2026. C’est le premier réflexe à examiner.
Cette fiche décompose le coût réel, cadre les obligations légales (bulletin simplifié, DSN, conservation), présente le TESE et son évolution récente, sépare le paysage des solutions en trois catégories (gratuit institutionnel, freemium, payant), et donne une grille de décision à cinq questions. Informations relevées le 31 août 2026 sur urssaf.fr, service-public.gouv.fr, legifrance.gouv.fr et les pages officielles des éditeurs cités.
Ce qu’un bulletin coûte vraiment
Le tarif d’un logiciel — 0 €, ou quelques euros par bulletin — n’est que la partie émergée. Trois autres postes, invisibles sur la facture, font le vrai coût.
| Poste | Ce que ça représente pour une TPE | Où ça se paie |
|---|---|---|
| Temps de saisie et vérification | 15 min à 1 h par bulletin selon la complexité | Vos heures, ou celles de votre assistant |
| Veille légale et taux | Cotisations qui changent 1 à 2 fois par an, plafond SS, taux AT/MP notifiés | Votre temps, ou un abonnement inclus dans un logiciel payant |
| DSN mensuelle | Déclaration Sociale Nominative obligatoire, format XML/EFI | Incluse dans un logiciel sérieux, manuelle sinon |
| Risque d’erreur | Redressement URSSAF, contentieux prud’homal | Vos amendes ; certains logiciels payants garantissent la conformité |
Source : art. L3243-4 du Code du travail, ordonnance DSN de 2012 et pratiques éditeurs, relevé le 31 août 2026.
Un logiciel « gratuit » qui vous laisse gérer seul la veille et la DSN peut revenir plus cher qu’un outil payant qui automatise tout : vous économisez une licence, vous payez en temps et en risque.
Ce qu’un logiciel doit obligatoirement faire
Trois obligations conditionnent la légalité de votre bulletin. Un outil qui ne coche pas les trois n’est pas un logiciel de paie utilisable — c’est un tableur amélioré.
| Obligation | Source légale | Ce que ça implique côté logiciel |
|---|---|---|
| Bulletin simplifié (modèle unique) | Arrêté du 25 février 2016, application 1ᵉʳ janvier 2018 pour tous | Format et intitulés imposés, regroupement des cotisations par famille, mention du net social |
| Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle | Ordonnance DSN 2012, généralisée 2017 | Génération et transmission automatique en XML au portail net-entreprises.fr, chaque mois |
| Conservation des bulletins | Art. L3243-4 CT | Employeur : 5 ans à compter de leur émission. Copie à remettre au salarié à vie sur demande |
| Prélèvement à la source | Ordonnance 2017-1390 | Taux transmis par l’administration, appliqué automatiquement |
Source : Légifrance et urssaf.fr, relevé le 31 août 2026.
Un logiciel qui ne produit pas la DSN ou qui vous demande de l’exporter puis de la déposer manuellement chaque mois n’automatise rien de ce qui compte.
Le TESE, le seul vraiment gratuit
Le Titre emploi service entreprise (TESE) de l’URSSAF est un service en ligne gratuit qui remplace les bulletins de paie et l’essentiel des démarches sociales.
Ce qu’il couvre (letese.urssaf.fr) : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), le contrat de travail simplifié, le bulletin de paie mensuel, le calcul des cotisations et du prélèvement à la source, la DSN, l’attestation destinée à France Travail (Pôle emploi) en fin de contrat.
Éligibilité : entreprises du régime général de moins de 20 salariés, quel que soit le statut juridique ou le secteur. Les associations relèvent d’un service jumeau, le Chèque Emploi Associatif (CEA), également gratuit et opéré par l’URSSAF.
Nouveauté 2026 : depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, une entreprise peut utiliser le TESE pour une partie seulement de ses salariés. Concrètement : rien n’oblige plus à basculer 100 % de l’effectif — vous pouvez tester sur les cas simples et garder votre logiciel actuel pour les paies complexes.
Ses limites : certaines conventions collectives ou certains taux particuliers (AT/MP notifiés, exonérations sectorielles) peuvent ne pas être pris en charge complètement. Le service reste standard ; il n’est pas taillé pour la paie très paramétrée d’une PME structurée.
Pour la quasi-totalité des TPE avec des paies standards, le TESE est le premier réflexe à examiner — avant de comparer un logiciel gratuit ou payant.
Le paysage : trois catégories, jamais quatre
Le mot « gratuit » recouvre deux réalités très différentes. La grille ci-dessous met les acteurs à leur place.
| Catégorie | Ce que c’est | Exemples | DSN incluse ? | Prix indicatif | Pour qui |
|---|---|---|---|---|---|
| Gratuit institutionnel | Service URSSAF, réellement gratuit et conforme | TESE, CEA (associations) | Oui, transmise automatiquement | 0 € | TPE < 20 salariés, paie standard |
| Freemium | Version gratuite plafonnée + payant dès que ça compte | Oxygène (gratuit jusqu’à 9 bulletins/mois), Openpaye, ABZ Paie | Souvent absente du plan gratuit | 0 € limité ; 10-30 €/mois payant | Paie très simple, quelques bulletins |
| Payant intégré | Logiciel complet, veille et DSN automatiques | PayFit, Combo, Silae, Kelio (Bodet) | Oui | ~12 à 30 €/salarié/mois HT (PayFit, Combo) ; Silae et Kelio sur devis via partenaires | TPE dès 3-4 salariés, PME |
Source : letese.urssaf.fr, memsoft.fr (Oxygène), openpaye.fr, abzpaie.fr, payfit.com, combohr.com, silae.fr, bodet-software.com/kelio, relevé le 31 août 2026.
Silae ne publie pas de tarif direct : la plateforme est distribuée par des cabinets d’expertise-comptable qui composent leur prix avec la licence, la production des bulletins et l’assistance. Demandez un devis détaillé, poste par poste.
Cinq questions avant de choisir
Plutôt que de comparer les prix affichés, passez chaque outil au crible de ces cinq points.
| # | Question | Ce qu’une bonne réponse contient |
|---|---|---|
| 1 | Le TESE couvre-t-il mon cas ? | < 20 salariés, régime général, convention collective standard, aucune spécificité de cotisation |
| 2 | La DSN est-elle transmise automatiquement ? | Oui, sans export manuel, sans dépôt sur net-entreprises.fr par vos soins |
| 3 | Les taux et plafonds sont-ils à jour sans intervention ? | Mise à jour éditeur, historisée, appliquée sur les prochains bulletins |
| 4 | La convention collective est-elle réellement paramétrée ? | Barèmes, primes conventionnelles, congés, ancienneté préconfigurés |
| 5 | Ai-je le droit d’export et de récupération de mes données ? | Bulletins, DSN, historique récupérables en un clic, sans surcoût |
Source : synthèse des recommandations URSSAF et pratiques éditeurs, 31 août 2026.
Un logiciel qui coche les 5 est un vrai logiciel de paie. Un logiciel qui n’en coche que deux ou trois vous fait payer en temps ce qu’il ne fait pas.
Externaliser ou internaliser
Pour une TPE qui grandit, la question glisse vite du choix d’outil au choix de modèle : garder la paie en interne avec un logiciel, ou l’externaliser chez un expert-comptable ou un cabinet spécialisé. L’arbitrage se joue sur le temps disponible (compter 15 min à 1 h par bulletin en interne) et sur la complexité (conventions collectives, primes, absences, temps partiels multiples). Le sujet est traité en détail dans la fiche externaliser la paie ou l’internaliser — avec le calcul par nombre de bulletins.
Quel outil selon votre profil
Le cycle mensuel de la paie
Comprendre ce qu’un logiciel doit produire chaque mois aide à juger ce qu’il vaut. Le cycle tient en cinq étapes.
L’échéance DSN est le 5 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés soumises à décalage, le 15 pour la grande majorité des TPE et PME. Un logiciel qui rate cette échéance vous expose à des majorations de retard.
En clair, comment décider
Commencez par vérifier votre éligibilité au TESE : si vous êtes du régime général avec moins de 20 salariés et des paies standard, ce service URSSAF gratuit et conforme suffit largement — et depuis 2026, vous pouvez même le combiner avec un autre outil pour les cas complexes. Si le TESE ne couvre pas votre cas, ne cherchez pas un « logiciel gratuit » : la version gratuite d’un freemium ne fait que rarement la DSN et ne vous fait économiser que le temps qu’elle vous coûte. Prenez alors un logiciel payant intégré (PayFit, Combo) ou externalisez chez un cabinet équipé de Silae, en comparant les devis à périmètre égal — production des bulletins, veille, DSN, assistance.
Sur des sujets voisins, la fiche externaliser la paie ou l’internaliser donne le calcul par nombre de bulletins, du super-brut au salaire net chiffre le coût réel d’une embauche, et recruter son premier salarié précise les frais annexes de la première paie.
Sources
- Titre emploi service entreprise (TESE), urssaf.fr — urssaf.fr/accueil/services/services-employeurs/service-tese.html
- Site du TESE — letese.urssaf.fr
- Évolution du TESE au 1ᵉʳ janvier 2026 (usage partiel), BDO Actualités — bdo-actualites.fr/service-tese-urssaf-evolutions-janvier-2026
- Chèque Emploi Associatif (CEA), urssaf.fr — cea.urssaf.fr
- Bulletin de paie simplifié, arrêté du 25 février 2016, Légifrance
- Article L3243-4 du Code du travail (conservation des bulletins), Légifrance
- Portail DSN, net-entreprises.fr — net-entreprises.fr/declaration/dsn
- Grilles tarifaires : payfit.com, combohr.com, memsoft.fr (Oxygène), openpaye.fr, abzpaie.fr, silae.fr, bodet-software.com/kelio (relevés le 31 août 2026)
